Steu­er­freie Essens­gut­schei­ne sind oftmals ein von Arbeit­neh­mern gern gese­he­ner Benefit — für den Arbeit­ge­ber sind gleich­wohl einige admi­nis­tra­ti­ve Hürden und Ein­schrän­kun­gen zu beachten. Das BMF hat unlängst (BMF-Info vom 12.5.2020, 2020–0.0092.779) die Rechts­an­sicht geändert und Ver­ein­fa­chun­gen auch in Hinblick auf die Digi­ta­li­sie­rung vor­ge­nom­men. Die Ände­run­gen werden auch im Zuge der nächsten Wartung in die Lohn­steu­er­richt­li­ni­en ein­ge­ar­bei­tet werden. Das Thema Essens­bons hat überdies einen weiteren aktu­el­len Bezugs­punkt. So wurden mit dem 19. COVID-19-Gesetz die Steu­er­frei­be­trä­ge für Gut­schei­ne für Mahl­zei­ten mit 1.7.2020 erhöht. Sie sind mit einem Wert von bis zu 8 € pro Arbeits­tag (bisher war das Maximum 4,4 €) steu­er­frei, sofern die Gut­schei­ne nur am Arbeits­platz oder in einer Gast­stät­te zwecks Kon­su­ma­ti­on ein­ge­löst werden können. Berech­ti­gen die Gut­schei­ne auch zur Bezah­lung von Lebens­mit­teln, so sind sie bis zu 2 € pro Arbeits­tag steu­er­frei (bis 30.6.2020 waren es bis zu 1,1 €).

Für die Arbeit­neh­mer kommt es durch die Ände­run­gen zu wesent­li­chen Ver­ein­fa­chun­gen, da die Gut­schei­ne nunmehr auch kumu­liert, ohne wert­mä­ßi­ges Tages­li­mit und an jedem Wochen­tag (somit auch am Wochen­en­de) ein­ge­löst werden können. Ein admi­nis­tra­ti­ver Stol­per­stein für die steu­er­freie Behand­lung der Gut­schei­ne bereits bei deren Ausgabe liegt wei­ter­hin in dem zuläs­si­gen Höchstaus­maß an Gut­schei­nen für den Arbeit­neh­mer. Gut­schei­ne dürfen im End­ef­fekt nur für Arbeits­ta­ge aus­ge­ge­ben werden — auf Basis einer Fünf­ta­ge­wo­che liegt das Maximum laut Lohn­steu­er­richt­li­ni­en also bei Gut­schei­nen für 220 Tage pro Jahr. Bei unter­jäh­ri­gen Ein- und Aus­trit­ten muss der aliquote Anteil pro Monat her­an­ge­zo­gen werden; volle Tage sind dabei auf­zu­run­den. Beson­ders bedeu­tend ist, dass für Urlaubs- und Kran­ken­stands­ta­ge, Fei­er­ta­ge etc. keine steu­er­frei­en Gut­schei­ne gewährt werden dürfen. Es ist daher ratsam, dass zumin­dest am Ende des Jahres darauf geachtet wird, dass die Anzahl der aus­ge­ge­be­nen Gut­schei­ne nicht höher als die Arbeits­ta­ge des Arbeit­neh­mers ist.

In Hinblick auf die zuneh­men­de Digi­ta­li­sie­rung der Arbeits­welt müssen Gut­schei­ne zwecks Steu­er­be­frei­ung nicht in Papier­form sein, sondern können auch auf einer Chip­kar­te, einem digi­ta­len Essens­bon, einer Prepaid-Karte oder mittels App-Lösung aus­ge­ge­ben werden. Wichtig ist ledig­lich, dass die Vor­aus­set­zun­gen für die Steu­er­frei­heit des Essens­gut­scheins in jeg­li­cher Form ein­ge­hal­ten werden können.

Das Thema steu­er­freie Essens­gut­schei­ne umfasst weitere Beson­der­hei­ten, welche zukünf­tig nach wie vor beachtet werden müssen. So gilt bei­spiels­wie­se die betrags­mä­ßig unein­ge­schränk­te Steu­er­frei­heit für die unent­gelt­li­che oder ver­bil­lig­te Ver­kös­ti­gung von Arbeit­neh­mern am Arbeits­platz nur dann, wenn diese Mahl­zei­ten in der Werks­kü­che oder Kantine ver­ab­reicht werden bzw. aus einer Groß­kü­che ange­lie­fert werden. Überdies muss eine frei­wil­li­ge Sach­zu­wen­dung des Arbeit­ge­bers vor­lie­gen — ansons­ten (etwa aufgrund des Kol­lek­tiv­ver­trags) würden die freien oder ver­bil­lig­ten Mahl­zei­ten einen steu­er­pflich­ti­gen Sach­be­zug dar­stel­len. Gleiches gilt für Bar­zu­schüs­se seitens des Arbeit­ge­bers, um den Arbeit­neh­mern das Mit­tag­essen zu ver­güns­ti­gen. Der Bar­zu­schuss stellt dann steu­er­pflich­ti­gen Arbeits­lohn dar; etwas anderes kann unter Umstän­den gelten, wenn der Arbeit­ge­ber dem Arbeit­neh­mer für die Kon­su­ma­ti­on einer Mahlzeit im Nach­hin­ein einen Zuschuss auszahlt. Sofern schließ­lich der Wert der Gut­schei­ne 8 € bzw. 2 € bei der Bezah­lung von Lebens­mit­teln über­steigt, stellt der ent­spre­chen­de Mehr­be­trag einen steu­er­pflich­ti­gen Sach­be­zug beim Arbeit­neh­mer dar. 

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