Dass alle Steu­er­pflich­ti­gen gleich sind, manche aber gleicher, erhellt wieder einmal mehr aus der unter­schied­li­chen Höhe der Rei­se­kos­ten­er­sät­ze bzw. der Absetz­bar­keit je nachdem, ob es sich um Ein­künf­te aus selb­stän­di­ger oder nicht selb­stän­di­ger Tätig­keit handelt und welche Tätig­keit­aus­ge­übt wird. 

:: Dienst­rei­se § 26 Z 4 EStG, Rz 699 ff LStR

Eine Dienst­rei­se liegt vor, wenn der Dienst­neh­mer über Auftrag des Dienst­ge­bers seinen Dienst­ort zur Durch­füh­rung von Dienst­vor­rich­tun­gen verlässt, oder
so weit weg vom Fami­li­en­wohn­sitz arbeitet, dass eine tägliche Rückkehr nicht zumutbar ist, soweit kein neuer Mit­tel­punkt der Tätig­keit entsteht (Ein­satz­dau­er länger als eine Woche).
Eine Min­dest­ent­fer­nung ist nicht vor­ge­se­hen. Die „Reise um die Ecke“ genügt!

Steu­er­freie Kostenersätze

• Fahrt­kos­ten: Entweder lt. Beleg in der tat­säch­li­chen Höhe, oder bei Fahrten mit dem dienst­neh­mer­ei­ge­nen PKW € 0,36 pro Km.
• Tages­geld: Im Inland, wenn länger als 3 Stunden € 2,20 pro ange­fan­ge­ner Stunde, maximal € 26,40 pro Tag. Wird ein Arbeits­es­sen bezahlt, kommt es zu einer Kürzung um € 13,20 pro Essen.
  Im Ausland kommen die Höchst­sät­ze der Bun­des­be­diens­te­ten (Rei­se­ge­büh­ren­vor­schrift) zur Anwen­dung, wenn die Reise länger als 5 Stunden dauert. Bei über 5 Stunden 1/3, über 8 Stunden 2/3, über 12 Stunden voller Satz. 
• Näch­ti­gungs­geld: Entweder die tat­säch­li­chen Ausgaben lt. Beleg (inklu­si­ve Früh­stück), oder ohne Nachweis pauschal € 15,- / Nacht im Inland, im Ausland die Höchst­sät­ze lt. RGV für Bundesbedienstete. 
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stät­te gelten nicht als Dienst­rei­se. Deren Kosten sind mit dem Ver­kehrs­ab­setz­be­trag / Pend­ler­pau­scha­le abgegolten.

Diese Kos­ten­er­sät­ze sind gem. § 49Abs. 3 ASVG auch bei­trags­frei, sofern ein echtes Dienst­ver­hält­nis gegeben ist. Bei einem freien Dienst­ver­hält­nis ist das aller­dings nicht der Fall, weil freie Dienst­neh­mer Ein­künf­te aus unter­neh­me­ri­scher Tätig­keit (Selb­stän­di­ge Tätig­keit oder Gewer­be­be­trieb) beziehen. Der­ar­ti­ge Kos­ten­er­sät­ze sind daher bei freien Dienst­neh­mern sozi­al­ver­si­che­rungs­pflich­tig, da § 49 Abs. 3 ASVG die Bei­trags­frei­heit nur für eine echtes Dienst­ver­hält­nis normiert. Ertrag­steu­er­lich stellen die Kos­ten­er­sät­ze steu­er­pflich­ti­ge Ein­nah­men dar, denen die ent­spre­chen­den Rei­se­kos­ten als Ausgaben gegen­über stehen.

:: Berufs­rei­se § 16 Abs. 1 Z 9 EStG, Rz 278 ff LStR

Diese liegt vor, wenn

• sich der Steu­er­pflich­ti­ge zwecks Ver­rich­tung beruf­li­cher Oblie­gen­hei­ten min­des­tens 25 Kilo­me­ter vom Mit­tel­punkt der Tätig­keit entfernt und 
• eine Rei­se­dau­er von mehr als 3 Stunden im Inland bzw. mehr als 5 Stunden im Ausland vorliegt und 
• kein weiterer Mit­tel­punkt der Tätig­keit begrün­det wird.

In diesem Fall handelt es sich um Ein­künf­te aus nicht betrieb­li­cher Tätig­keit (nicht selb­stän­di­ge Tätig­keit, Ver­mie­tung und Ver­pach­tung, Kapi­tal­ein­künf­te und sonstige Ein­künf­te). Mehr­auf­wen­dun­gen können als Wer­bungs­kos­ten geltend gemacht werden wie folgt:
Tages­geld in Höhe der Pau­schal­be­trä­ge nach § 26 Z 4 EStG, aller­dings nur dann, wenn eine Näch­ti­gung erfor­der­lich ist.
Als Fahrt­kos­ten können die tat­säch­li­chen Kosten oder für die Benut­zung des eigenen PKW das Km-Geld in der Höhe von € 0,356 / Km — aller­dings nur bis maximal 30.000 Kilo­me­ter — geltend gemacht werden.
Für das Näch­ti­gungs­geld gelten die gleichen Bestim­mun­gen wie bei derDienstreise.

:: Geschäfts­rei­se § 4 Abs. 5 EStG, Rz 1378 EStR

Hier handelt es sich um betrieb­li­che Ein­künf­te (Land und Forst­wirt­schaft, Gewer­be­be­trieb und Selb­stän­di­ge Tätig­keit).
Dieser Rei­se­be­griff deckt sich mit der Berufs­rei­se gem. § 16 Abs. 1 Z 9 EStG, ist aber von der Dienst­rei­se gem. § 26 Z 4 EStG ver­schie­den. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stät­te sind keine Reisen, die Fahrt­kos­ten sind jedoch in der tat­säch­li­chen Höhe Betriebs­aus­ga­ben, sofern nicht der Wohnort aus per­sön­li­chen Gründen außer­halb der üblichen Ent­fer­nung vom Betriebs­ort liegt. Es sind mehrere Mit­tel­punk­te der Tätig­keit möglich (z.B. Fili­al­be­trie­be, Ein­satz­ort oder ‑gebiet, ein Fahrzeug mit dem täglich auf den­sel­ben Routen Fahrten unter­nom­men werden etc.). Dieshat zur Folge, dass der Auf­ent­halt an diesen Orten keine Reise darstellt.

- Rei­se­kos­ten

Mehr­auf­wen­dun­gen für Ver­pfle­gung und Unter­kunft sind ohne Nachweis in der tat­säch­li­chen Höhe als Betriebs­kos­ten absetz­bar, wenn sie die Beträge lt. § 26 Z 4 EStG nicht über­stei­gen. Tages­geld kann auch nur dann geltend gemacht werden, wenn eine Näch­ti­gung erfor­der­lich ist.
Fahrt­kos­ten können in der tat­säch­li­chen Höhe, oder bei Ver­wen­dung eines nicht im Betriebs­ver­mö­gen befind­li­chen PKW mit € 0,356 / Km abge­setzt werden, aber nur bis 30.000 Kilo­me­ter. Darüber hinaus geht das Finanz­amt davon aus, dass das Fahrzeug zu mehr als 50% im ein­kom­men­steu­er­li­chen Sinn als not­wen­di­ges Betriebs­ver­mö­gen anzu­se­hen ist und damit die tat­säch­li­chen Betriebs­aus­ga­ben abzu­set­zen sind.

- Vor­steu­er­ab­zug

Sowohl vom pau­scha­len Tages- als auch Näch­ti­gungs­geld kann der Unter­neh­mer die Vor­steu­er mit 9,0909% geltend machen. Gleiches gilt für den Dienst­ge­ber als Unter­neh­mer für Kosten einer Dienst­rei­se des Dienstnehmers. 

:: Rei­se­kos­ten für Aus- und Fort­bil­dung §§ 4 Abs. 4 Z 7 u. 16 Abs. 1 Z 10 EStG, Rz 365 LStR

Neben den unmit­tel­ba­ren Kosten (Kurs­ge­büh­ren, Skripten etc.) können auch Tages- und Näch­ti­gungs­gel­der sowie Fahrt­kos­ten als Wer­bungs­kos­ten bzw. Betriebs­aus­ga­ben geltend gemacht werden. Die Ent­fer­nung muss aber min­des­tens 25 Kilo­me­ter betragen. Als Km-Geld können € 0,356 / Km, als Tages­geld nach Stunden bis maximal € 26,40 / Tag und als Näch­ti­gungs­geld pauschal € 15,- pro Nacht im Inland geltend gemacht werden. Wird Näch­ti­gungs­geld ein­schließ­lich Früh­stück in tat­säch­li­cher Höhe bean­sprucht, ist es mit € 81,45 begrenzt. Dieser Betrag errech­net sich aus dem Höchst­be­trag der Bun­des­be­diens­te­ten von € 18,10 erhöht um 350%. Ver­gleich­ba­res gilt bei Aus­lands­rei­sen. Für Deutsch­land und Italien beträgt das Näch­ti­gungs­geld € 27,90; maximal können daher pro Nacht € 125,55 geltend gemacht werden. In der Schweiz sind es € 147,15 (von € 32,70 gerech­net). Dauert ein Seminar länger als 5 Tage, kommt es infolge Vor­lie­gens eines neuen Mit­tel­punk­tes der Tätig­keit zu einem Wegfall des Tagesgeldes. 

:: Rei­se­kos­ten bei Ver­eins­tä­tig­kei­ten (Rz 774 VereinsRL)

Die steu­er­frei­en Rei­se­kos­ten­er­sät­ze für Funk­tio­nä­re, Trainer, Masseure, Sportler, Künstler etc. im Rahmen ihrer Ver­eins­tä­tig­keit betragen für:
Ver­pfle­gungs­kos­ten bis 4 Stunden € 13,20, darüber maximal € 26,40 pro Tag.
Fahrt­kos­ten, die Kosten des Mas­sen­be­för­de­rungs­mit­tels zuzüg­lich eines Rei­se­kos­ten­aus­gleichs von € 3,-, bis 4 Stunden nur € 1,50.
Es besteht keine Min­dest­gren­ze für die Fort­be­we­gung, die Tatsache einer Reise muss aber glaub­haft gemacht werden (z.B. Auf­zeich­nun­gen des Vereines ).
Wird Km-Geld ver­rech­net, ist dieses um die steu­er­frei aus­be­zahl­ten Kosten des Mas­sen­be­för­de­rungs­mit­tels und dem Rei­se­kos­ten­aus­gleich zu kürzen. Da einer­seits Näch­ti­gungs­gel­der in den Ver­einsRL nicht erwähnt sind, ande­rer­seits aber soge­nann­te „Unter­halts­kos­ten“ im Zusam­men­hang mit Fahrt- und Ver­pfle­gungs­kos­ten ange­führt sind, erhebt sich die Frage nach der Gel­tend­ma­chung von Näch­ti­gungs­gel­dern und was mit Unter­halts­kos­ten bei Reisen gemeint sein kann. Die Ver­rech­nung von pau­scha­len Näch­ti­gungs­kos­ten in der Höhe von € 15,- im Inland dürfte aber nicht steu­er­schäd­lich sein. Trägt die Person selbst einen Teil der Rei­se­auf­wen­dun­gen, können diese als Wer­bungs­kos­ten bzw. Betriebs­aus­ga­ben geltend gemacht werden. Neben den steu­er­frei­en Ver­gü­tun­gen besteht für Funk­tio­nä­re ein weiterer Frei­be­trag in der Höhe von € 75,- pro Monat.
Diese Rei­se­kos­ten­re­ge­lung gilt nicht für Dienst­neh­mer des Vereines.

:: Lohn­ge­stal­ten­de Vor­schrif­ten § 68 EStG u. Rz 734ff LStR

Auf Grund des Ver­wei­ses in § 26 Z 4 EStG auf § 68 EStG werden lohn­ge­stal­ten­de Vor­schrif­ten zum unmit­tel­ba­ren Geset­zes­in­halt, sofern sie hin­sicht­lich des Dienst­rei­se­be­grif­fes güns­ti­ger sind als das EStG. Darunter fallen ins­be­son­de­re Kol­lek­tiv­ver­trä­ge, Betriebs­ver­ein­ba­run­gen, Dienst­ord­nun­gen etc. Davon sind z.B. betrof­fen: Die Fest­le­gung des Dienst­or­tes, die Dauer der Dienst­rei­se sowie die Abrech­nung nach Kalen­der­ta­gen. Keine Änderung ist aber hin­sicht­lich der im EStG fest­ge­leg­ten steu­er­frei­en Beträge und einer kürzeren Rei­se­dau­er möglich.

:: Rei­se­ge­büh­ren­vor­schrift

Für Bun­des­be­diens­te­te gilt die RGV laut VO BGBl 87/2001 mit Wirkung ab 2002. Die Näch­ti­gungs­ge­bühr für das Inland beträgt gem. § 13 Abs. 1 RGV € 18,10.
Für Aus­lands­rei­sen können gem. § 26 Z 4 EStG für Dienst‑, Berufs- und Geschäfts­rei­sen die Höchst­sät­ze (es gibt 4 Gebüh­ren­stu­fen) für Tages- und Näch­ti­gungs­gel­der geltend gemacht werden. 

:: Zusam­men­fas­sung der Unterschiede

- Bil­dungs­rei­se

Min­dest­ent­fer­nung: 25 Km
Näch­ti­gungs­geld nach Beleg: Höchst­gren­zen (Inland z.B. 81,45)
Km-Geld: € 0,356 / Km

- Ver­eins­tä­tig­keit (lt. VereinsR)

Keine Min­dest­ent­fer­nung
Ver­pfle­gungs­kos­ten: Bis 4 Stunden € 13,20, darüber € 26,40
Fahrt­kos­ten: Mas­sen­be­för­de­rungs­mit­tel plus Rei­se­kos­ten­aus­gleich, bis 4 Stunden € 1,50, darüber € 3,-. Km-Geld mit Anrech­nung.
Näch­ti­gungs­geld: In den VereinsR nicht geson­dert erwähnt (dafür aber „Unter­halts­kos­ten“?)

- Lohn­ge­stal­ten­de Vorschriften

Güns­ti­ge­re Rege­lun­gen für den Dienst­rei­se­be­griff werden zum Gesetzesinhalt.

- Rei­se­ge­büh­ren­vor­schrift

Für Bun­des­be­diens­te­te beträgt die pau­scha­le Näch­ti­gungs­ge­bühr € 18,10. Die Gebüh­ren­stu­fe 4 gilt bei Aus­lands­rei­sen auch für das EStG.
Erstaun­lich ist, dass die Recht­spre­chung die Ungleich­hei­ten in den Rei­se­kos­ten­be­grif­fen und ins­be­son­de­re bei den Tages­gel­dern als sachlich gerecht­fer­tigt findet. Welche sach­li­che Recht­fer­ti­gung gibt es dafür, dass Dienst­neh­mer bei einer „Reise um die Ecke“ ab 4 Stunden Tages­geld steu­er­frei erhalten, während der Unter­neh­mer, wenn er von früh bis spät unter­wegs ist, keinen Anspruch auf einen Ver­pfle­gungs­mehr­auf­wand ohne Über­nach­tung hat, weil die Rich­ter­mei­nen, er könne sich ja aus dem Jau­sen­sa­ckerl verpflegen.

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