Bei inner­ge­mein­schaft­li­chen Lie­fe­run­gen muss der Unter­neh­mer ein­deu­tig und leicht nach­prüf­bar nach­wei­sen, dass er oder der Abnehmer den Gegen­stand der Lie­fe­rung in das übrige Gemein­schafts­ge­biet beför­dert hat. Andern­falls kann die Umsatz­steu­er­frei­heit der inner­ge­mein­schaft­li­chen Lie­fe­rung verloren gehen. In den Fällen, in denen der Unter­neh­mer oder der Abnehmer den Gegen­stand ins EU-Gebiet beför­dert, hat der Unter­neh­mer einen Beför­de­rungs­nach­weis zu erbrin­gen, der wie folgt zu führen ist:

• Durch­schrift oder Abschrift der Rechnung.
• Han­dels­üb­li­cher Beleg, aus dem sich der Bestim­mungs­ort ergibt (Lie­fer­schein).
• Emp­fangs­be­stä­ti­gung des Abneh­mers oder seines Beauf­trag­ten. Laut Umsatz­steu­er­richt­li­ni­en schadet hier bereits das Fehlen einer original unter­schrie­be­nen Empfangsbestätigung.

Außerdem ist ein Buch­nach­weis zu erbrin­gen, welcher folgende Infor­ma­tio­nen umfasst:

• Name, Anschrift und UID Nr. des Abnehmers.
• Name, Anschrift des Beauf­trag­ten des Abneh­mers in Abholfällen.
• Han­dels­üb­li­che Bezeich­nung und Menge des Gegenstandes.
• Tag der Lieferung.
• Das ver­ein­bar­te Entgelt.
• Art und Umfang einer Bear­bei­tung oder Ver­ar­bei­tung vor der Beförderung.
• Die Beför­de­rung oder Ver­sen­dung in das übrige Gemein­schafts­ge­biet und den Bestim­mungs­ort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.

Laut Umsatz­steu­er­richt­li­ni­en ist eine nach­träg­li­che Sanie­rung des Mangels eines Beför­de­rungs­nach­wei­ses im Gegen­satz zu einem man­gel­haf­ten Buch­nach­weis nicht möglich.

Der UFS (GZ RV/0305‑G/08, 4.6.2009) hat nun aller­dings fest­ge­stellt, dass eine dies­be­züg­li­che Dif­fe­ren­zie­rung zwischen Buch­nach­weis und Beför­de­rungs­nach­weis gegen das Gemein­schafts­recht verstößt. Im kon­kre­ten Fall lag die Erklä­rung des Abho­len­den, dass er die Ware in das übrige Gemein­schafts­ge­biet beför­dern wird, zum Zeit­punkt der Lie­fe­rung, nicht vor. Die Erklä­rung wurde jedoch noch vor Schluss der münd­li­chen Ver­hand­lung vor dem Finanz­ge­richt nach­ge­holt. Der stän­di­gen Rechts­spre­chung des EuGH folgend recht­fer­tigt die man­geln­de zeit­li­che Nähe des Nach­wei­ses bzw. die Tatsache, dass ein solcher erst nach­träg­lich erbracht wurde, ebenso wenig — für sich alleine betrach­tet — die Ver­sa­gung der Steu­er­frei­heit, wenn die mate­ri­el­len Vor­aus­set­zun­gen für die (steu­er­freie) inner­ge­mein­schaft­li­che Lie­fe­rung erfüllt sind. Es ist demnach aus­rei­chend, wenn der beleg­mä­ßi­ge Nachweis erst nach der Ausfuhr des Umsatzes erbracht wird. 

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