Bei Betriebs­prü­fun­gen werden Auf­wen­dun­gen, die im Zusam­men­hang mit einem KFZ stehen, in der Regel beson­ders genau unter die Lupe genommen. Wird das KFZ zu mehr als 50% betrieb­lich genutzt, stellt das Auto Betriebs­ver­mö­gen dar. Es sind die tat­säch­li­chen Kosten (bei Aus­schei­den eines Pri­vat­an­teils) anzu­set­zen. Wird das KFZ zu weniger als 50% betrieb­lich genutzt, kann der Unter­neh­mer wahl­wei­se die tat­säch­li­chen Kosten oder das amtliche Kilo­me­ter­geld ansetzen. Wird das Kilo­me­ter­geld in Anspruch genommen, reicht der Nachweis, dass es sich dem Grunde nach um eine beruf­lich not­wen­di­ge Fahrt handelt.

Werden die tat­säch­li­chen Kosten unter Abzug eines Pri­vat­an­teils ange­setzt, muss der Pri­vat­an­teil anhand eines Fahr­ten­bu­ches nach­ge­wie­sen werden. An ein Fahr­ten­buch sind strenge formale Vor­aus­set­zun­gen geknüpft. Darin sind Reisetag (Datum), Rei­se­dau­er (Uhrzeit), Ausgangs- und Ziel­punkt der Reise, der Rei­se­zweck, Anfangs- und End­ki­lo­me­ter­stän­de und Anzahl der gefahren Kilo­me­ter fest­zu­hal­ten. Zur Grund­vor­aus­set­zung eines Fahr­ten­buchs zählt auch, dass das Fahr­ten­buch zeitnah und in geschlos­se­ner Form geführt werden muss. Diverse Urteile in der Ver­gan­gen­heit haben bereits aus­ge­führt, dass mittels Com­pu­ter­pro­gramm MS-Excel (oder mit der Hilfe ähn­li­cher Pro­gram­me) geführte Fahr­ten­bü­cher diese Vor­aus­set­zung nicht erfüllen, da nicht aus­ge­schlos­sen werden kann, dass zu einem früheren Zeit­punkt ein­ge­ge­be­ne Daten nach­träg­lich ver­än­dert werden.

In einem kürzlich ergan­ge­nen Urteil des BFG (GZ RV/7101452/2010 vom 25.11.2015) wurde nun auch fest­ge­hal­ten, dass in einem Fahr­ten­buch nicht nur die beruf­lich beding­ten Fahrten, sondern auch die Pri­vat­fahr­ten und Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­stät­te aus­zu­wei­sen sind. Grund­sätz­lich sind auch die Gesamt­kos­ten durch Belege nach­zu­wei­sen. Führt der Steu­er­pflich­ti­ge kein solches Fahr­ten­buch und erbringt er keinen Nachweis dafür, welche Fahrten im Inter­es­se seiner Tätig­keit not­wen­dig waren, ist die Abga­ben­be­hör­de berech­tigt, die Fahrt­kos­ten zu schätzen. Einem Fahr­ten­buch, das nur die betrieb­li­chen bzw. beruf­lich beding­ten Fahrten enthält, kann keine volle Beweis­kraft zuer­kannt werden. 

Bild: © Ljupco Smo­kov­ski — Fotolia