Dem globalen Trend zur Digi­ta­li­sie­rung und zum papier­lo­sen Schrift­ver­kehr bzw. sogar Büro können sich auch die öster­rei­chi­schen Behörden nicht ent­zie­hen. Mit 1. Jänner 2020 tritt nun das Recht auf elek­tro­ni­schen Verkehr mit Behörden in Kraft. Davon betrof­fen sind einer­seits alle Bun­des­be­hör­den, welche die elek­tro­ni­sche Zustel­lung (E‑Zustellung) ermög­li­chen. Ande­rer­seits sind die Unter­neh­men grund­sätz­lich ver­pflich­tet, ihre Erreich­bar­keit für die Behörden im Wege der elek­tro­ni­schen Zustel­lung sicher­zu­stel­len. Aus­nah­men bestehen für Unter­neh­men nur dann, wenn sie aufgrund des Unter­schrei­tens der Umsatz­gren­ze nicht zur Abgabe von UVAs ver­pflich­tet sind bzw. wenn — wohl eher im Aus­nah­me­fall — die tech­ni­schen Vor­aus­set­zun­gen für die E‑Zustellung nicht erfüllt sind. Eine E‑Zustellung bedeutet, dass ein Dokument in dem Postkorb des Unter­neh­mens­ser­vice Portals (USP) elek­tro­nisch zuge­stellt wurde — dabei erfolgt keine direkte Zustel­lung via E‑Mail an das Unter­neh­men, selbst wenn eine Benach­rich­ti­gung per E‑Mail über die Zustel­lung vor­ge­nom­men wird.

Für die erfolg­rei­che Ein­rich­tung der elek­tro­ni­schen Zustel­lung sind typi­scher­wei­se mehrere Schritte nötig. Neben der Akti­vie­rung der Bür­ger­kar­te bzw. Handy-Signatur für eine erfolg­rei­che Authen­ti­fi­zie­rung muss sich das Unter­neh­men auch beim USP regis­trie­ren (dies ist auch über Finan­zOn­line möglich). Im Rahmen der Regis­trie­rung muss jeden­falls eine Person als USP-Admi­nis­tra­tor fest­ge­legt werden, weitere Personen können (zusätz­lich) als Post­be­voll­mäch­tig­te fest­ge­legt werden. Diese Post­be­voll­mäch­tig­ten können dann mit ihren per­sön­li­chen Zugangs­da­ten (wich­tigs­tes Element ist eine gültige E‑Mail Adresse) die E‑Zustellungen für das Unter­neh­men abholen.

Die Ein­füh­rung der E‑Zustellung kann insoweit als “schlei­chen­der Prozess” gesehen werden, da oftmals keine aktive Regis­trie­rung mehr für die E‑Zustellung erfolgen muss. So werden Teil­neh­mer von Finan­zOn­line (mit Ausnahme jener, die auf die elek­tro­ni­sche Zustel­lung von Beschei­den, Infor­ma­tio­nen etc. ver­zich­tet haben), Teil­neh­mer des Elek­tro­ni­schen Rechts­ver­kehrs wie auch Teil­neh­mer eines behörd­lich zuge­las­se­nen Zustell­diensts (z.B. die Öster­rei­chi­sche Post AG oder die Bun­des­re­chen­zen­trum GmbH) auto­ma­tisch in das Teil­neh­mer­ver­zeich­nis von USP über­nom­men. Eine Über­prü­fung und gege­be­nen­falls Aktua­li­sie­rung der über­nom­me­nen Daten (E‑Mail Adresse) aus dem Vor­sys­tem ist jeden­falls ratsam. Die Teil­nah­me an der E‑Zustellung ist übrigens mit keinen direkten Kosten ver­bun­den — weder für die Anmel­dung noch für den lau­fen­den Betrieb und auch nicht für die Benut­zung der Handy-Signatur bzw. Bürgerkarte.

Ein maß­geb­li­cher Vorteil der E‑Zustellung liegt in der kurzen Zeit­span­ne zwischen Ver­stän­di­gung via E‑Mail und Abholung des zuge­stell­ten Doku­ments in dem “Postkorb”. Aller­dings ist auch hier zu beachten, dass grund­sätz­lich jedes Zustell­stück (nur) 2 Wochen im Postkorb auf­be­wahrt wird. Sofern es nicht abgeholt (geöffnet) wird, wird es gelöscht und gilt dennoch im Regel­fall und etwa in Hinblick auf den behörd­li­chen Fris­ten­lauf als zuge­stellt. Erle­di­gun­gen der Finanz­be­hör­den werden übrigens wei­ter­hin in Finan­zOn­line zuge­stellt, jedoch erfolgt zusätz­lich eine Infor­ma­ti­on im USP. Selbst wenn die elek­tro­ni­sche Zustel­lung ab 1.1.2020 ver­pflich­tend ist, sind vorerst keine Sank­tio­nen für die Nicht-Teil­nah­me an der E‑Zustellung vor­ge­se­hen. Die Zustel­lung erfolgt dann wei­ter­hin auf dem Postweg.