Das wirt­schaft­li­che Umfeld in dem sich Unter­neh­men heute befinden, ist oftmals durch raschen tech­no­lo­gi­schen Wandel, Kos­ten­druck und Wett­be­werb gekenn­zeich­net. Erfolg­rei­che Unter­neh­men zeichnen sich dabei stets durch rasches Reagie­ren auf Ver­än­de­run­gen sowie Anti­zi­pa­ti­on von Trends aus. Natür­lich mag es in Ein­zel­fäl­len noch den Unter­neh­mer­ty­pus geben, der aus dem Bauch heraus immer richtig ent­schei­det und ein Meister der spon­ta­nen Impro­vi­sa­ti­on ist. Solche Unter­neh­mer sind aller­dings Aus­nah­me­erschei­nun­gen. Fast aus­nahms­los steckt hinter erfolg­rei­chen Unter­neh­men vielmehr ein funk­tio­nie­ren­des Risi­ko­ma­nage­ment und ein sen­si­bles Frühwarnsystem.

Ein Früh­warn­sys­tem ist eine Ein­rich­tung, die auf­kom­men­de Gefahren früh­zei­tig als solche erkennt und die Ent­schei­dungs­trä­ger schnell darüber infor­miert. Durch recht­zei­ti­ge Reaktion sollen Gefahren abge­wen­det oder abge­schwächt werden.

Bei der Ein­füh­rung eines Früh­warn­sys­tems ist der Kon­zep­ti­ons- und Imple­men­tie­rungs­pha­se beson­de­res Augen­merk zu schenken. Wie bei fast allen Neu­ein­füh­run­gen beginnt man auch hier sinn­vol­ler­wei­se mit einer Bestands­auf­nah­me. Im Zuge der Bestands­auf­nah­me muss sich der Unter­neh­mer ins­be­son­de­re über folgende Punkte im Klaren werden:

• Was sind die kri­ti­schen Erfolgsfaktoren?
• Wie messe ich diese Faktoren?
• Wie quan­ti­fi­zie­re ich die Chancen und Risiken?
• Was ist an Infor­ma­tio­nen und Pro­zes­sen bereits im Unter­neh­men vorhanden?
• Wie kon­trol­lie­re ich die Wirk­sam­keit meines Frühwarnsystems?

Kri­ti­sche Erfolgs­fak­to­ren sind in der Regel immer tech­no­lo­gi­scher Wandel, Mit­ar­bei­ter in Schlüs­sel­po­si­tio­nen, Lie­fer­treue, Kun­den­zu­frie­den­heit, Infor­ma­ti­ons­ma­nage­ment und Finan­zie­rung. Diese Faktoren können auf die unter­schied­lichs­te Weise gemessen werden. Bei­spiels­wei­se lässt sich die Kun­den­zu­frie­den­heit sehr gut anhand der Anzahl der ein­ge­gan­gen Beschwer­den, der Dauer der Kun­den­be­zie­hung sowie der Anzahl der Wei­ter­emp­feh­lun­gen durch bestehen­de Kunden messen. Ein Anstieg der Kun­den­be­schwer­den ist regel­mä­ßig ein Zeichen dafür, dass die Kun­den­zu­frie­den­heit abnimmt und das Risiko des Ver­lus­tes von Kunden steigt. Hier sollte ein funk­tio­nie­ren­des Früh­warn­sys­tem bereits Alarm schlagen!

Bei diesem Prozess zeigt sich in der Praxis oft, dass Unter­neh­men durch die inten­si­ve Befas­sung mit wich­ti­gen Fra­ge­stel­lun­gen wichtige Infor­ma­tio­nen über sich selbst gewinnen und oft unmit­tel­bar rasche Ver­bes­se­rungs­po­ten­tia­le (“quick wins”) identifizieren.

Hat man diese Fragen für sich beant­wor­tet, kann als Zwi­schen­er­geb­nis eine Stra­te­gie für das Früh­warn­sys­tem fest­ge­legt werden. Diese Stra­te­gie sollte unbe­dingt schrift­lich doku­men­tiert werden und die an der Ent­schei­dungs­fin­dung betei­lig­ten Personen sollten ein klares Bekennt­nis zur geplan­ten Aus­prä­gung und den Zielen des Früh­warn­sys­tems abgeben. Ein Infor­ma­ti­ons­aus­tausch mit externen Beratern kann hier einen wesent­li­chen Input liefern.

Als nächster Schritt steht dann die Imple­men­tie­rungs­pha­se an. Dabei ist zu beachten, dass der benö­tig­te Zeitraum für den Aufbau eines Früh­warn­sys­tems nicht unter­schätzt wird. Je nach Größe ist für diese Phase ein Zeitraum von zwei bis sechs Monaten (bei sehr großen und kom­ple­xen Unter­neh­men mitunter auch noch länger) zu ver­an­schla­gen. Zuneh­mend werden Früh­warn­sys­te­me sehr stark von EDV-Systemen unter­stützt. Es ist daher ins­be­son­de­re dafür Sorge zu tragen, dass die im Früh­warn­sys­tem ver­ar­bei­te­ten Infor­ma­tio­nen feh­ler­frei aus den Daten der Finanz­buch­hal­tung, Kos­ten­rech­nung usw über­nom­men werden.

Die Ergeb­nis­se und die Wirk­sam­keit eines Früh­warn­sys­tems sind einer lau­fen­den Über­prü­fung zu unter­zie­hen. Es ist daher im Rahmen einer ex-post-Analyse zu fragen, ob die sich als wesent­lich heraus gestell­ten Ent­wick­lun­gen aus dem Früh­warn­sys­tem abge­lei­tet werden konnten oder ob hier Ent­wick­lun­gen ver­schla­fen wurden bzw Infor­ma­tio­nen falsch inter­pre­tiert wurden. Wichtig ist, dass in diesen Prüf­pro­zess nicht aus­schließ­lich jene Personen ein­ge­bun­den werden, die auch für die Stra­te­gie und Imple­men­tie­rung ver­ant­wort­lich waren. Nur so kann eine objek­ti­ve Urteils­fin­dung gewähr­leis­tet werden.

Auf­bau­end auf den Kon­troll­ergeb­nis­sen ist eine Ver­fei­ne­rung, Adap­tie­rung oder unter Umstän­den auch Neu­aus­rich­tung des Früh­warn­sys­tems vorzunehmen. 

Abschlie­ßend ist auch anzu­mer­ken, dass ein gut doku­men­tier­tes Risi­ko­ma­nage­ment­sys­tem auch bereits sehr kurz­fris­tig Früchte tragen kann und Ihrem Unter­neh­men letzt­lich auch Vorteile bei der Erlan­gung eines guten Ratings bei Banken (Stich­wort Basel II) bringt.