Der PKW hat einen Son­der­sta­tus im Steu­er­recht, welcher durch ein­schrän­ken­de Rege­lun­gen wie z.B. die gesetz­lich nor­mier­te Nut­zungs­dau­er von 8 Jahren oder die Luxus­tan­gen­te von 40.000 € (maximale steu­er­lich aner­kann­te Anschaf­fungs­kos­ten) aus­ge­drückt wird. Aus den unzäh­li­gen Ver­knüp­fun­gen zwischen PKW und Steuer soll die Situa­ti­on des Dienst­neh­mers näher dar­ge­stellt werden – einer­seits wenn ein für die dienst­li­che Tätig­keit zur Ver­fü­gung gestell­ter PKW („Dienst­wa­gen“) auch für private Zwecke genutzt wird und ande­rer­seits der umge­kehr­te Fall, in welchem das private Kfz für dienst­li­che Zwecke ver­wen­det wird.

Die private Nutzung eines Fir­men­wa­gens – diese liegt auch bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­ort vor — stellt bei dem Dienst­neh­mer einen Sach­be­zug dar, welcher sowohl die steu­er­pflich­ti­gen Ein­künf­te erhöht als auch eine Sozi­al­ver­si­che­rungs­be­las­tung (außer man liegt bereits über der Höchst­bei­trags­grund­la­ge) her­vor­ruft. Der monat­li­che geld­wer­te Vorteil durch die private Nutzung des Firmen-PKW berech­net sich grund­sätz­lich mit 1,5% der tat­säch­li­chen Anschaf­fungs­kos­ten des PKW und beträgt maximal 600 €. Kann nach­ge­wie­sen werden (z.B. anhand des Fahr­ten­bu­ches), dass die durch­schnitt­li­che monat­li­che private Nutzung nicht mehr als 500 km ausmacht, so ist nur der halbe Betrag (0,75%, Maximum 300 €) als Sach­be­zug anzu­set­zen. Der Sach­be­zugs­wert kann durch Zuschüs­se des Dienst­neh­mers ver­min­dert werden. Es ist darauf zu achten, dass solche Kos­ten­bei­trä­ge generell pro privat gefah­re­nem Kilo­me­ter geleis­tet werden oder eine Ein­mal­zah­lung vor Nutzung des Fir­men­wa­gens erfolgt und nicht etwa die Treib­stoff­kos­ten von dem Dienst­neh­mer getragen werden, weil dadurch nicht der Sach­be­zugs­wert ver­min­dert wird.

An dem Umstand des monat­li­chen Sach­be­zugs ändert sich nichts, wenn der Fir­men­wa­gen mit einer Wer­be­auf­schrift versehen ist. Genauso wenig kommt es zu einer Unter­bre­chung des Sach­be­zugs, wenn es dem Dienst­neh­mer bei­spiels­wei­se aufgrund eines längeren Urlaubs nicht möglich ist, den PKW privat zu nutzen. Dies deshalb, da ja umge­kehrt bei beson­ders umfang­rei­cher Pri­vat­nut­zung auch kein höherer Sach­be­zug anzu­set­zen ist.

Stellt der Arbeit­ge­ber Park- oder Gara­gen­plät­ze zur Ver­fü­gung, so liegt ein monat­li­cher Sach­be­zug von 14,53 € vor, sofern der Arbeits­platz in einer Gegend liegt, welche der Park­raum­be­wirt­schaf­tung (kos­ten­pflich­ti­ge Parkzone) unter­liegt. Für diesen Sach­be­zug spielt es keine Rolle, ob der eigene PKW geparkt wird oder ob der Park­platz für das Fir­men­au­to genutzt wird. Es ist außerdem nicht not­wen­dig, dass eine indi­vi­du­el­le Zuord­nung der Abstell­plät­ze erfolgt. Kein Sach­be­zug ist anzu­set­zen, wenn der Dienst­neh­mer keine Berech­ti­gung zum Parken hat oder aus­drück­lich darauf ver­zich­tet und tat­säch­lich auch nicht parkt.

Ver­wen­det der Dienst­neh­mer seinen privaten PKW für dienst­li­che Zwecke, so können damit in Ver­bin­dung stehende Kosten als Wer­bungs­kos­ten geltend gemacht werden, sofern sie nicht vom Dienst­ge­ber ersetzt werden. Anlass­fäl­le für beruf­lich bedingte Fahrten sind z.B. Dienst­rei­sen ins In- oder Ausland, Fort­bil­dungs­ver­an­stal­tun­gen oder auch beruf­lich bedingte Umzüge. Hingegen können Kosten für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeits­platz nicht extra ange­setzt werden, da diese bereits durch den Ver­kehrs­ab­setz­be­trag und das Pend­ler­pau­scha­le abge­deckt werden. Für die beruf­lich beding­ten Fahrten mit dem Pri­vat­au­to können entweder die tat­säch­lich ange­fal­le­nen Kosten ange­setzt werden oder das amtliche Kilo­me­ter­geld (von derzeit 0,42 €/km). Es ist dabei nicht erfor­der­lich, dass das genutzte Fahrzeug tat­säch­lich im Eigentum des Dienst­neh­mers steht. Machen die beruf­lich ver­an­lass­ten Strecken mehr als 30.000 km im Jahr aus, so kann alter­na­tiv zu den tat­säch­lich ange­fal­le­nen Kosten nur das Kilo­me­ter­geld für 30.000 km steu­er­lich berück­sich­tigt werden. Das Kilo­me­ter­geld als Pau­schal­ver­gü­tung deckt alle mit dem Auto zusam­men­hän­gen­de Kosten wie z.B. Abschrei­bung, Lea­sing­ra­ten, Finan­zie­rungs­kos­ten, Treib­stoff­kos­ten, Repa­ra­tur­kos­ten, Gebühren, Ver­si­che­run­gen, Mit­glieds­bei­trä­ge etc. ab. Der Nachweis der beruf­lich gefah­re­nen Kilo­me­ter ist eine wesent­li­che Vor­aus­set­zung für die steu­er­li­che Berück­sich­ti­gung und ist grund­sätz­lich durch ein Fahr­ten­buch zu erbrin­gen. Die not­wen­di­gen Details umfassen natur­ge­mäß das Datum, die Fahrt­stre­cke und den dienst­li­chen Grund der Fahrt – andere Auf­zeich­nungs­for­men werden auch aner­kannt, wenn dadurch eine ver­läss­li­che Beur­tei­lung möglich ist.

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