Rech­nun­gen im PDF-Format, als E‑Mail oder die im Internet selbst aus­ge­druckt werden müssen, gehören bereits zum Alltag. Wie sieht es mit der recht­li­chen­Qua­li­tät einer so genann­ten e‑Rechnung aus?

Die UStR Rz 1567ff (BMF-Erlass vom 13.07.2005) stellen folgende Anfor­de­run­gen an eine auf elek­tro­ni­schem Weg über­mit­tel­te Rechnung:
Rech­nun­gen können — vor­be­halt­lich der Zustim­mung des Emp­fän­gers — elek­tro­nisch über­mit­telt werden, wobei die Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers formlos und auch nach­träg­lich erfolgen kann. Liegt keine geson­der­te Rah­men­ver­ein­ba­rung zwischen Rech­nungs­aus­stel­ler und Rech­nungs­emp­fän­ger vor, genügt es, dass die Betei­lig­ten diese Ver­fah­rens­wei­se tat­säch­lich und still­schwei­gend akzep­tie­ren.
Eine e‑Rechnung gilt nur dann als Rechnung im Sinne des § 11 Abs. 2 UStG 1994, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unver­sehrt­heit des Inhaltes sicher­ge­stellt sind. Das ist gewähr­leis­tet, wenn die Über­mitt­lung der Rechnung mit elek­tro­ni­scher Signatur oder im EDI-Ver­fah­ren erfolgt.
Das ange­wen­de­te Ver­fah­ren bei der elek­tro­ni­schen Über­mitt­lung der Rechnung muss nach­prüf­bar sein und ist zu doku­men­tie­ren. Es muss u.a. über­prüft werden können, auf welche Daten sich die elek­tro­ni­sche Signatur bezieht, wer der Signator ist und ob die Mög­lich­keit besteht, bereits signier­te Daten zu ver­än­dern. In der Praxis wird es aus­rei­chend sein, die gespei­cher­te e‑Rechnung zusammen mit dem Handbuch der ange­wen­de­ten Signatur-Software und dem Prüf­zer­ti­fi­kat vor­wei­sen zu können. Laut Erlass ist es jedoch zulässig, dem Finanz­amt als vor­läu­fi­gen Nachweis eine gedruck­te Ver­si­on­der e‑Rechnung vorzulegen.

:: Elek­tro­ni­sche Signatur

Die Signatur muss den Erfor­der­nis­sen des Signa­tur­ge­set­zes ent­spre­chen und auf einem Zer­ti­fi­kat eines ent­spre­chen­den Anbie­ters beruhen. In diesem Fall wird von einer fort­ge­schrit­te­nen Signatur gespro­chen. Eine Liste von Zer­ti­fi­zie­rungs­an­bie­tern wird unter www.signatur.rtr.at ange­bo­ten. Das Zer­ti­fi­kat kann nur auf natür­li­che Personen aus­ge­stellt werden. Es ist zulässig, dass im Unter­neh­men mehrere Personen für den Unter­neh­mer signie­ren. Die Rechnung kann auch in einem auto­ma­ti­sier­ten Ver­fah­ren erstellt werden. Weiters ist es möglich, mehrere Rech­nun­gen an einen Emp­fän­ger in einer Datei zusam­men­zu­fas­sen und diese mit der fort­ge­schrit­te­nen Signatur zu versehen sowie einen externen Dienst­leis­ter mit dem Signie­ren der e‑Rechnungen zu beauftragen. 

:: Elek­tro­ni­scher Daten­aus­tausch (EDI)

Der elek­tro­ni­sche Daten­aus­tausch mittels EDI ist nur zulässig, wenn zusätz­lich eine zusam­men­fas­sen­de Rechnung in Papier­form oder eine signier­te e‑Rechnung über­mit­telt wird. In einer geson­der­ten Ver­ein­ba­rung sind die Echtheit der Herkunft und die Unver­sehrt­heit der Daten sicher­zu­stel­len. Auf der Sam­mel­rech­nung können die Entgelte und die darauf ent­fal­len­den Steu­er­be­trä­ge zusam­men­ge­fasst werden, wenn auf die Ein­zel­ab­rech­nun­gen ver­wie­sen wird und die Ein­zel­ab­rech­nun­gen die bei der Sam­mel­rech­nung feh­len­den Rech­nungs­be­stand­tei­le auf­wei­sen. Zu beachten ist, dass Grund­la­ge des Vor­steu­er­ab­zu­ges die Sam­mel­rech­nung ist, dies gilt auch, wenn der Vor­anmel­de­zeit­raum der Sam­mel­rech­nung von jenem der Einzelabrechnungabweicht.

Ferner wird auf folgende Ände­run­gen der UStR Rz 1564 bis Rz 1570 hingewiesen:

• Per Telefax über­mit­tel­te Rech­nun­gen werden gleich­falls als elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen ange­se­hen und können nur mehr bis Ende 2005 ver­sen­det werden. Ab 2006 sind Fax-Rech­nun­gen eben­falls zu signie­ren. Aus heutiger Sicht bedeutet dies das fak­ti­sche Aus der Fax-Rechnung.
• Eine auf elek­tro­ni­schem Weg über­mit­tel­te Gut­schrift ist zulässig und ist eben­falls zu signieren.
• Die Über­prü­fung der fort­ge­schrit­te­nen Signatur kann Dritten über­tra­gen werden. Dies gilt auch bei der Über­prü­fung von e‑Rechnungen, die eine Gut­schrift ausweisen.
• Um die Echtheit und Unver­sehrt­heit der Daten als Teil der Rechnung nach­wei­sen zu können, sind sowohl der Rech­nungs­aus­stel­ler als auch der Rech­nungs­emp­fän­ger ver­pflich­tet, die elek­tro­ni­sche Signatur und die Ver­ein­ba­rung betref­fend EDI-Ver­fah­ren sieben Jahre auf­zu­be­wah­ren.