Mit Jah­res­be­ginn 2013 ist es zu einer grund­sätz­li­chen Gleich­stel­lung zwischen elek­tro­ni­scher Rechnung und der tra­di­tio­nel­len Rechnung in Papier­form gekommen. Erheb­li­che Ver­ein­fa­chun­gen für elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen, die durch das Abga­ben­än­de­rungs­ge­setz 2012 ein­ge­führt wurden, werden vor­aus­sicht­lich zu einer weit­ver­brei­te­ten Anwen­dung der elek­tro­ni­schen Rech­nungs­le­gung (etwa per Email, als pdf-Datei oder als Web-Download) führen. Damit der Rech­nungs­emp­fän­ger zum Vor­steu­er­ab­zug berech­tigt ist, müssen jedoch neben den all­ge­mei­nen Rech­nungs­kri­te­ri­en (z.B. Namen und Anschrif­ten, Leis­tungs­be­zeich­nung, Leistungsdatum/Leistungszeitraum, Entgelt und Steu­er­satz und Hinweis auf Steu­er­be­frei­ung, UID etc.) noch weitere Vor­aus­set­zun­gen erfüllt sein.

Am 28.12.2012 hat das BMF in einer Ver­ord­nung die Anfor­de­run­gen an elek­tro­ni­sche Rech­nun­gen prä­zi­siert. Wichtig ist dabei, dass die Echtheit der Herkunft, die Unver­sehrt­heit des Inhalts und ihre Les­bar­keit gewähr­leis­tet sind. Neben den bis­he­ri­gen Mög­lich­kei­ten einer Rech­nungs­le­gung mit qua­li­fi­zier­ter elek­tro­ni­scher Signatur i.S.d. Signa­tur­ge­set­zes oder einer elek­tro­ni­scher Rechnung über das Unter­neh­mens­ser­vice­por­tal oder der Über­mitt­lung via EDI (Elec­tro­nic Data Inter­ch­an­ge) gelten diese Kri­te­ri­en auch dann als erfüllt, wenn das Unter­neh­men ein inner­be­trieb­li­ches Steue­rungs­ver­fah­ren anwendet, durch das ein ver­läss­li­cher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Lie­fe­rung oder sons­ti­gen Leistung geschaf­fen wird.

Im Sinne eines Kon­troll­ver­fah­rens muss dabei sicher­ge­stellt werden, dass die Rechnung korrekt an den Rech­nungs­emp­fän­ger über­mit­telt wird. Bei der Aus­ge­stal­tung des inner­be­trieb­li­chen Steue­rungs­ver­fah­rens besteht für den Unter­neh­mer ein gewisser Hand­lungs­spiel­raum, weshalb neben Einsatz einer ERP-Software mit elek­tro­ni­schem Workflow auch ein manu­el­ler Abgleich der Rechnung mit vor­han­de­nen Geschäfts­un­ter­la­gen (z.B. Bestel­lung, Auftrag, Lie­fer­schein) möglich ist. Wichtig ist, dass bei dem Aufbau des inner­be­trieb­li­chen Steue­rungs­ver­fah­rens auch auf die Größe und die Art des Unter­neh­mens geachtet wird und auch Para­me­ter wie Zahl und Höhe der Umsätze, Kun­den­an­zahl etc. berück­sich­tigt werden. Schließ­lich ist das inner­be­trieb­li­che Steue­rungs­ver­fah­ren auch ent­spre­chend zu doku­men­tie­ren. Wenn die Ver­bin­dung zwischen dem abge­wi­ckel­ten Umsatz und der Rechnung leicht mit Hilfe aus­rei­chen­der Details nach­voll­zieh­bar ist und wenn die doku­men­tier­ten Ver­fah­ren ein­ge­hal­ten werden, kann davon aus­ge­gan­gen werden, dass der Prüfpfad als ver­läss­lich gilt.

Letzt­lich muss auch eine Zustim­mung des Rech­nungs­emp­fän­gers zur elek­tro­ni­schen Rech­nungs­le­gung vor­lie­gen bzw. nach­träg­lich oder still­schwei­gend erfolgen. Zu beachten ist, dass bei einer Mehr­fach­über­mitt­lung der Rechnung (z.B. Papier und Email) auf die Mehr­fach­über­mitt­lung hin­ge­wie­sen wird, damit eine (weitere) Umsatz­steu­er­schuld kraft Rech­nungs­le­gung ver­mie­den wird. 

Daneben bestehen u.a. noch folgende Beson­der­hei­ten:

• Bei Anwen­dung der elek­tro­ni­schen Signatur i.S.d. Signa­tur­ge­set­zes ist zu beachten, dass nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch das Signa­tur­prü­fungs­pro­to­koll über den ent­spre­chen­den Zeitraum (all­ge­mein 7 Jahre bis hin zu 22 Jahre für Umsatz­steu­er­zwe­cke) auf­be­wahrt werden muss. Liegt eine elek­tro­ni­sche Rechnung als Ausdruck in Papier­form vor, ist ihre zusätz­li­che elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung nicht notwendig.
• Die Über­mitt­lung einer Rechnung mittels elek­tro­ni­schen Daten­aus­tau­sches (EDI) war schon bisher möglich, sofern es sich um ein Ver­fah­ren handelt, dass die Echtheit der Herkunft und die Unver­sehrt­heit der Daten gewähr­leis­tet. Nicht mehr not­wen­dig ist, dass auch eine Sam­mel­rech­nung über­mit­telt wird, sofern in dem EDI-Daten­satz die umsatz­steu­er­li­chen Min­dest­an­ga­ben für Rech­nun­gen ent­hal­ten sind.
• Die Über­mitt­lung einer elek­tro­ni­schen Rechnung über Finan­zOn­line bzw. über das Unter­neh­mens­ser­vice­por­tal (USP) ist derzeit nur an den Bund als Leis­tungs­emp­fän­ger möglich.

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