Nachdem wir in der MI 46 die Methoden der stra­te­gi­schen Beschaf­fungs­pla­nung näher dar­ge­stellt haben, möchten wir uns nun mit den Methoden der ope­ra­ti­ven Beschaf­fungs­pla­nung aus­ein­an­der­set­zen. Grund­sätz­lich gilt, dass durch stra­te­gi­sche Planung die Ziel­rich­tung ins­ge­samt vor­ge­ge­ben wird und es der ope­ra­ti­ven Planung obliegt, die rich­ti­gen Maß­nah­men zur erfolg­rei­chen Umset­zung zu finden. In dem für die Beschaf­fung wesent­li­chen Bereich der Mate­ri­al­struk­tur­ana­ly­se stellen die ABC-Analyse, die XYZ-Analyse und die kom­bi­nier­te ABC/XYZ-Analyse wert­vol­le Ent­schei­dungs­in­stru­men­te dar.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse oder auch Pro­gramm­struk­tur­ana­ly­se genannt, geht von der Prämisse aus, dass regel­mä­ßig ein relativ kleiner Teil an Mate­ri­al­ar­ten bzw. an der ver­brauch­ten Güter­men­ge einen großen Anteil am Gesamt­wert der ver­brauch­ten Güter hat. Die Ergeb­nis­se der ABC-Analyse unter­stüt­zen etwa bei der Durch­füh­rung der Bedarfs­pro­gno­se, bei der Ermitt­lung der Bestell­men­ge, bei der Bestell­sys­tem­ent­schei­dung und bei der Lie­fe­ran­ten­ana­ly­se. Dies ist deshalb möglich, da die ABC-Analyse vor allem dabei hilft, das Wesent­li­che vom Unwe­sent­li­chen zu unter­schei­den. Anders aus­ge­drückt erleich­tert die ABC-Analyse die Kon­zen­tra­ti­on der (Beschaffungs)Aktivitäten auf die Bereiche mit hoher wirt­schaft­li­cher Bedeu­tung – zugleich wird der Aufwand für die übrigen (nicht so rele­van­ten) Gebiete durch Ver­ein­fa­chungs­maß­nah­men gesenkt. Außerdem können durch die ABC-Analyse Ratio­na­li­sie­rungs­schwer­punk­te gesetzt werden. Wenn­gleich in Folge der Fokus auf den Einsatz in der Mate­ri­al­wirt­schaft gelegt wird, so kann das Prinzip der ABC-Analyse auch noch in anderen Berei­chen ver­wen­det werden. Nämlich im Zusam­men­hang mit Lie­fe­ran­ten und den jewei­li­gen Beschaf­fungs­vo­lu­mi­na oder auch im Zeit­ma­nage­ment, wo das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20% der Zeit 80% der Ergeb­nis­se erzielt werden.

Die Durch­füh­rung der ABC-Analyse sieht eine Ein­tei­lung der Güter – in Abhän­gig­keit ihres rela­ti­ven Anteils am Gesamt­wert – in A‑Güter, B‑Güter und C‑Güter vor. Wichtig ist, dass die Ver­brauchs­wer­te (z.B. Jah­res­ver­brauch mal Preis) für jede einzelne Mate­ri­al­grup­pe errech­net werden und dann eine abstei­gen­de Reihung (höchster abso­lu­ter Ver­brauchs­wert auf Rang 1) vor­ge­nom­men wird. Darauf auf­bau­end kann sehr einfach der pro­zen­tu­el­le Anteil jeder Mate­ri­al­grup­pe ermit­telt und die Ergeb­nis­se kumu­liert werden. In Abhän­gig­keit von dem Anteil am Gesamt­wert und der Anzahl (der Mate­ri­al­grup­pen) werden übli­cher­wei­se drei Klassen (Wert­ka­te­go­rien) gebildet. Die wert­volls­ten Mate­ri­al­grup­pen (A‑Güter) sind dann z.B. jene, die mit nur 15% am Anteil der Gesamt­zahl 80% des Gesamt­ma­te­ri­al­werts aus­ma­chen. Folglich ist es kon­se­quent, die Beschaf­fungs­ak­ti­vi­tä­ten wie auch Lager­hal­tungs- und Kon­troll­tä­tig­kei­ten vor allem auf die A‑Güter zu kon­zen­trie­ren, da diese die hoch­wer­tigs­ten bzw. umsatz­stärks­ten Güter sind. Im Gegen­satz dazu müssen seitens der Beschaf­fungs­ab­tei­lung an die Ver­wal­tung und Über­wa­chung der soge­nann­ten C‑Güter keine so hohen Anstren­gun­gen geknüpft werden. Die B‑Güter nehmen eine Mit­tel­stel­lung ein.

XYZ-Analyse

Die XYZ-Analyse stellt eine sinn­vol­le Ergän­zung zur ABC-Analyse dar, indem sie den Ver­brauchs­ver­lauf während eines längeren Zeit­raums zeigt. Die beiden grund­sätz­li­chen Aus­prä­gungs­for­men sind der Güter­ver­brauch in relativ kon­stan­ten Mengen bzw. der unre­gel­mä­ßi­ge Ver­brauch mit hohen Schwan­kun­gen. Sinn und Zweck ist es, Auf­schluss über die Ver­brauchs­schwan­kun­gen bei den ver­schie­de­nen Mate­ria­li­en zu erhalten und die Vor­her­sa­ge­ge­nau­ig­keit des Mate­ri­al­be­darfs zu erhöhen. Mithilfe der XYZ-Analyse werden die ein­zel­nen Güter in drei Mate­ri­al­grup­pen ein­ge­teilt. Dabei unter­lie­gen die soge­nann­ten X‑Güter einem regel­mä­ßi­gen Ver­brauch (schwan­kungs­frei­er Bedarfs­ver­lauf), wodurch eine hohe Pro­gno­se­ge­nau­ig­keit möglich ist. Übli­cher­wei­se erfolgt eine ein­satz­syn­chro­ne Beschaf­fung und es werden geringe Lager­be­stän­de benötigt. Die Y‑Güter sind durch stärkere Schwan­kun­gen (als die X‑Güter) – oftmals saisonal bedingt – gekenn­zeich­net und haben eine mittlere Pro­gno­se­ge­nau­ig­keit. Wenn­gleich aufgrund des trend­för­mi­gen Bedarfs­ver­laufs immer noch relativ gute Vor­her­sa­ge­ge­nau­ig­keit gegeben ist, sollten diese Mate­ria­li­en aufgrund des höheren Dis­po­si­ti­ons­auf­wands grund­sätz­lich auf Vorrat beschafft werden. Regel­mä­ßig kom­ple­xer wird es für die Beschaf­fungs­ab­tei­lung bei soge­nann­ten Z‑Gütern, da diese einem unre­gel­mä­ßi­gen Ver­brauch unter­lie­gen und folglich niedrige Pro­gno­se­ge­nau­ig­keit besteht. Wegen auf­wen­di­ger Dis­po­si­ti­ons­ver­fah­ren ist die fall­wei­se Beschaf­fung im Bedarfs­fall ratsam.

Kom­bi­nier­te ABC/XYZ-Analyse

Die Ver­knüp­fung der ABC-Analyse mit der XYZ-Analyse macht es möglich, dass die Wer­tig­keit des Beschaf­fungs­vo­lu­mens mit der Vor­her­sa­ge­ge­nau­ig­keit kom­bi­niert wird. Am augen­schein­lichs­ten wird dies bei Dar­stel­lung in einer Matrix, wobei auf der X‑Achse die Wer­tig­keit (A, B, C) und auf der Y‑Achse die Vor­her­sa­ge­ge­nau­ig­keit (X, Y, Z) dar­ge­stellt sind.

Aus den in der unten ste­hen­den Matrix ersicht­li­chen Kom­bi­na­tio­nen können mehrere all­ge­mei­ne Rück­schlüs­se gezogen werden. So ist es etwa in den X‑Kombinationen aufgrund des kon­stan­ten Bedarfs und der hohen Vor­her­sa­ge­ge­nau­ig­keit sinnvoll, die Beschaf­fung unab­hän­gig von der Wer­tig­keit der Güter anhand von Plan­da­ten vor­zu­neh­men. Bei AX-Gütern sollte auf eine beson­ders genaue Planung geachtet werden, da es sich um wichtige und ständig benö­tig­te Güter handelt. Lang­fris­ti­ge Koope­ra­ti­ons­ver­trä­ge mit Lie­fe­ran­ten bringen hier bei­spiels­wei­se Sicher­heit und sollten gege­be­nen­falls mit dem Fer­ti­gungs­rhyth­mus abge­stimmt werden. Hingegen können etwa CZ-Güter aufgrund des nied­ri­gen Wert­an­teils und der unge­nau­en Vor­her­sa­ge­ge­nau­ig­keit durch Kauf auf Abruf beschafft werden sowie größere Vor­rats­men­gen gehalten werden. 

Quelle: Thommen/Achleitner, All­ge­mei­ne Betriebs­wirt­schafts­leh­re, 7. Auflage, Wies­ba­den 2012, 325.